Einreichungsprozess

EINREICHUNGSPROZESS

Wie funktioniert die Dateneinreichung? #

Bei der Einreichung von digitalen Ressourcen für das Repositorium durchlaufen die Daten einen Kuratierungsprozess, um deren Qualität und Konsistenz zu gewährleisten. Wir unterstützen Sie dabei, die notwendigen Anforderungen für die nachhaltige Archivierung von Ressourcen einzuhalten: Daten sind mit Metadaten zu versehen und müssen in präferierten Formaten abgegeben werden, persistente Identifikatoren (PIDs) sind zu vergeben, gesetzliche Schutz- und Urheberrechte müssen geklärt und klare Angaben zur Lizenzierung und potentiellen Nutzung der Ressourcen gemacht werden.

Informationen sammeln: Bitte sehen Sie sich unsere Sammlungsstrategie an, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Sammlungsbereich von ARCHE passen. Weitere Informationen zu den Dateiformaten, Metadaten, Lizenzen und rechtlichen Aspekten finden Sie auf der Seite Dateinamen, Formate und Metadaten und im Abschnitt FAQ.

Kontaktieren Sie das ACDH-CH: Nehmen Sie mit uns vor der Einreichung der Daten Kontakt auf, um offene Fragen zu klären, sicherzustellen, dass die Daten den Anforderungen von ARCHE genügen und Sie uns zeitgerecht über die geplante Einreichung informieren.
Auswahl der Daten: Nicht alle Daten sind für die Archivierung relevant. Bitte bewerten Sie Ihre Daten und wählen Sie sie entsprechend unserer Sammlungsstrategie aus. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Sind meine Daten für ARCHE geeignet? Habe ich die Rechte zur Einreichung der Daten? Wie wichtig sind meine Daten? Sind die Daten einzigartig oder nicht reproduzierbar? Ist die Qualität der Daten angemessen? Kann ich die erforderlichen Metadaten bereitstellen? Gibt es sensible Daten, die spezieller Aufmerksamkeit bedürfen? Für eine schnelle Selbsteinschätzung Ihrer Daten können Sie den Decision Tree der Digital Preservation Coalition verwenden.
Listen erstellen: Damit das Team von ARCHE entscheiden kann, ob Ihre Daten aufgenommen werden können, ist eine Liste von Dateien mit einer zusammenfassenden Gesamtbeschreibung notwendig. Tools für diese Aufgabe finden Sie im Abschnitt FAQ.
Umbenennung und Neustrukturierung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Dateinamen unseren Konventionen für Dateinamen entsprechen und keine Sonderzeichen enthalten. Stellen Sie sich die Frage, ob Ihre Dateistruktur auch für andere verständlich ist und passen Sie diese gegebenenfalls an oder legen entsprechende Erläuterungen an.
Formate: Werfen Sie bitte einen Blick auf den entsprechenden Abschnitt auf der Seite Dateinamen, Formate und Metadaten. Wenn Ihre Daten nicht im korrekten Format vorliegen, konvertieren Sie diese bitte oder kontaktieren Sie uns für weitere Beratung.
Dokumentation und Metadaten: Eine angemessene, verständliche und umfangreiche Dokumentation bereitzustellen, ist essenziell. Informieren Sie sich darüber bitte im entsprechenden Abschnitt auf der Seite Dateinamen, Formate und Metadaten.
Rechtliche Aspekte: Vor der Einreichung der Daten müssen alle rechtlichen Aspekte geklärt sein. Sie werden einen Datenübergabevertrag unterzeichnen müssen, in dem Sie bestätigen, dass Sie die notwendigen Rechte an den Daten besitzen, um diese einzureichen und die im Vertrag beschriebenen erforderlichen Rechte gewähren können. Die Auswahl einer geeigneten Lizenz und Zugriffsmethode für Ihre Daten ist ebenfalls Teil dieses Prozesses.
Sensible Daten schützen: Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass jegliche sensiblen Informationen, wie persönliche bzw. vertrauliche Daten oder geografische Informationen zu gefährdeten archäologischen Fundstellen entweder anonymisiert, ausgelassen oder verschleiert werden. Wenn Sie die Erlaubnis zur Veröffentlichung sensibler Daten haben, stellen Sie diese bitte ebenfalls bereit. Weitere Hinweise finden Sie in der Guidance on the Deposition of Sensitive Digital Data des ADS.

Wenn alle oben genannten Anforderungen erfüllt sind, sind die Daten für die Übergabe an ARCHE bereit.

Bitte kontaktieren Sie uns über acdh-ch-helpdesk(at)oeaw.ac.at mit der Bitte um Einreichung. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Einreichung inklusive der Kuratierung ein langwieriger Prozess sein kann und planen Sie ausreichend Zeit ein.

Basierend auf den von Ihnen übermittelten Informationen und anhand der Sammlungsstrategie evaluieren wir die Eignung der Daten für ARCHE. Im Falle einer Ablehnung sind wir bemüht, Ihnen bei der Suche eines geeigneten Archivs behilflich zu sein.

Nach Annahme Ihrer Daten, wird die eigentliche Übergabe der Daten individuell geregelt. Die Daten können entweder offline mittels portabler Speichergeräte oder online mittels Datentransfer (per E-Mail, SFTP oder oeawcloud) übermittelt werden.

Automatische Kontrollen: Nach Einreichung Ihrer Daten in ARCHE werden diese automatisch geprüft. Die Kontrollen beinhalten einen Virenscan, die Einhaltung der Benennungsregeln (keine Leerzeichen oder Sonderzeichen), eine Prüfung auf Vollständigkeit der minimal erforderlichen Metadaten sowie eine Prüfung und Validierung der eingereichten Formate.
Dokumentation und Vollständigkeit: Ein Mitglied des Datenkuratierungsteams prüft die übermittelten Metadaten auf ihre Konsistenz, Verständlichkeit und Vollständigkeit. Außerdem sichten wir Ihre Daten, um sie mit den Metadaten abzugleichen und eventuelle Lücken im Bestand aufzudecken. Sollten Probleme auftreten, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung. Wir sind bemüht, eine oder einen für den Fachbereich Ihrer Daten geeignete Kurator:innen einzusetzen, wobei wir dies nicht in jedem Fall garantieren können.
Klärung der Rechte: Wir prüfen Ihren Datenbestand auf eventuell ungeklärte rechtliche Aspekte und stellen sicher, dass die unterzeichneten Verträge rechtsgültig sind.
Anpassung der Präsentation: Es besteht die Möglichkeit, die online Präsentation der Daten mittels Logos, Titelbildern und der Einstellung weiterer Details anzupassen.

Falls einer der genannten Schritte Fehler oder offene Fragen aufwirft, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung.

Archivierung: Sobald Ihre Daten alle Prüfschritte erfolgreich durchlaufen haben und alle rechtlichen Aspekte geklärt sind, können sie archiviert werden. Das bedeutet, dass die Daten sicher im Repositoriumssystem gespeichert werden und ebenfalls zu unseren Partnern (ARZ und MPCDF) für die Bitstream Preservation, also die eigentliche physische Erhaltung der Daten, gespiegelt werden. Details dazu finden Sie im Abschnitt Speicherverfahren.
Publikation: Die Daten werden in ARCHE veröffentlicht und mit einem PID für die dauerhafte Referenzierbarkeit versehen. ARCHE verwendet das Handle-System zur persistenten Identifikation.

AUFWAND

Kosten #

Die Hinterlegung und Lagerung selbst ist kostenlos. Die Ablage wird als Teil der Forschungsinfrastruktur als Dienstleistung für die Gemeinschaft betrieben. Wenn die Daten weiterverarbeitet und umfangreich kuratiert werden müssen, können wir den Kuratierungsaufwand in Rechnung stellen.